POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
AVANTE GLOBAL SCHOOL S.A.S.

Avante Global School S.A.S. (en adelante “Avante”), sociedad colombiana, identificada con NIT 901.306.420-3, domiciliada en Cartagena, en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y demás normas concordantes, se permite poner de presente su Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”).

CAPÍTULO I

ASPECTOS PRELIMINARES

1.1 Introducción

El 18 de octubre de 2012, el Congreso de la República de Colombia expidió la Ley Estatutaria 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”. En virtud de la referida ley, se estableció una obligación para aquellas personas (naturales y jurídicas de naturaleza pública o privada) que realicen tratamiento sobre bases de datos, encaminada a la adopción de políticas de tratamiento en calidad de responsables y/o encargados de los datos personales que reposen en tales bases.

Dado que la citada ley constituye el marco general de protección de datos personales en Colombia y, con el fin de facilitar la implementación y cumplimiento de la misma, se expidió el Decreto 1377 de 2013, que reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 en los aspectos relacionados con el tratamiento de base de datos, así como el Decreto 886 de 2014, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.

En razón a que Avante requiere tratar datos personales para el efectivo desarrollo de su objeto educativo, resulta de gran importancia dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, creando la presente Política que será aplicable a todas las bases de datos que maneje.

1.2 Definiciones

Los términos utilizados con mayúscula inicial que no estén expresamente definidos en la presente Política tendrán la definición asignada a dichos términos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

Los siguientes términos tienen los significados que se indican a continuación, donde quiera que figuren en la presente Política, siempre que sean utilizados con mayúscula inicial:

 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Por ejemplo, documento de identidad,  lugar de nacimiento, estado civil, edad, lugar de residencia, trayectoria académica, laboral, o profesional. Existe también información más sensible, que también es Dato Personal, como lo es el estado de salud, características físicas, ideología política, vida sexual, entre otros aspectos.

Dato Público: Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Habeas Data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía los Datos Personales a un receptor responsable, ubicado en Colombia o fuera de esta (siempre que el otro país proporcione niveles adecuados de protección de datos), quien a su vez puede determinar cómo realizar el Tratamiento de Datos Personales entregados por el Responsable del Tratamiento de Datos Personales.

Transmisión: La transmisión de datos tiene lugar cuando el Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía los Datos Personales a un Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia o fuera de esta (siempre que el otro país proporcione niveles adecuados de protección de datos), quien debe realizar el Tratamiento de Datos Personales entregados por el Responsable del Tratamiento de Datos Personales de conformidad con los lineamientos del Responsable de Tratamiento de Datos Personales.

1.3 Objeto

 

La presente Política tendrá por objeto definir los parámetros bajo los cuales se da Tratamiento a los Datos Personales registrados y almacenados en las Bases de Datos de Avante, en virtud de las relaciones contractuales o de servicios, sostenidas o que se hayan sostenido entre los Titulares de la información y la institución, incluyendo alumnos, representantes legales del alumno, trabajadores, contratistas, proveedores u otros.

CAPÍTULO II

PRINCIPIOS

Avante aplicará los principios que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de Datos Personales:

Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de Datos Personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes que rigen el Tratamiento de Datos Personales y demás derechos fundamentales conexos.

Principio de libertad: El uso, captura, recolección y Tratamiento de Datos Personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa Autorización, o en ausencia de mandato legal o  judicial que releve el consentimiento.

Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y Tratamiento de Datos Personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por Avante, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo Titular de los Datos Personales.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y Tratamiento de Datos Personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Avante, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o Dato Personal que sea de su interés o titularidad.

Principio de acceso y circulación restringida: Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de Avante, será de medios.

Principio de seguridad: Los Datos Personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a Tratamiento por Avante, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta y en general, en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.

Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones.

CAPÍTULO III

AUTORIZACIONES

3.1 Modo de obtener la Autorización

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, para el Tratamiento se requiere la Autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio idóneo que permita su consulta y verificación posterior.

Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la Autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

3.2 Casos en que no es necesaria la Autorización

La Autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

·       Entrega de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

·       Tratamiento de datos de naturaleza pública.

·       Tratamiento en otros eventos previstos en la Ley 1581 de 2012 o sus decretos reglamentarios.  

3.3 Revocatoria de la Autorización

Los Titulares de los Datos Personales podrán revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando (i) no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales por parte de Avante, caso en el cual, en aras de garantizar el debido proceso, la Superintendencia de Industria y Comercio deberá determinar que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias al ordenamiento y (ii) en virtud de la solicitud libre y voluntaria del Titular del dato, cuando no exista una obligación legal o contractual que imponga al Titular el deber de permanecer en la Base de Datos.

CAPITULO IV

DERECHOS DE LOS TITULARES

4.1 Personas facultadas para ejercer los derechos

Los derechos de los Titulares de la información podrán ejercerse por las siguientes personas:

·       Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable.

·       Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

·       Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

·       Por estipulación a favor de otro o para otro.

4.2 Derechos del Titular de la información

Sin perjuicio de lo establecido en la ley, los Titulares contarán con los siguientes derechos:

·       Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

·       Solicitar prueba de la autorización otorgada a Avante en los casos en los cuales este sea el Responsable.

·       Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que Avante le ha dado a sus Datos Personales.

·       Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión de los Datos Pesonales, de conformidad con el numeral 3.3. del Capítulo III.

·       Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.

·       Acudir sin limitación alguna y de manera gratuita ante la persona o área designada por Avante, que asuma la función de contacto en materia de Datos Personales.

·       Acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio para presentar quejas por violación de las normas sobre tratamiento de datos personales, una vez se haya agotado el procedimiento pertinente ante Avante.

 

CAPÍTULO V

DEBERES

5.1 Deberes de Avante cuando actúe en calidad de Responsable del Tratamiento

En esta calidad Avante cumplirá con los siguientes deberes:

·       Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.

·       Solicitar y conservar copia de la Autorización otorgada por el Titular.

·       Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la Autorización otorgada.

·       Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

·       Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

·       Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

·       Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

·       Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

·       Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

·       Tramitar las consultas y reclamos formulados.

·       Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

·       Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.

·       Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

 

CAPÍTULO VI

ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

6.1 Canales habilitados

En calidad de Titular de la información o de representante legal del Titular de esta, puede ejercer sus derechos o presentar consultas y reclamos ante Avante en las instalaciones ubicadas en Cra 3 # 8-49, CC La Mansión, Local 2, Cartagena, Bolívar. Correo electrónico: protecciondatos@avanteglobalschool.com. Teléfono: +57 (5) 678-6175.

6.2 Procedimiento

Las consultas y reclamos sobre Datos Personales deberán ser presentadas de forma escrita por los Titulares o por personas legalmente autorizadas (demostrando un interés legítimo) en los canales habilitados indicados en la parte inicial de este capítulo.

Reclamos:

1.     El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2.    Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

3.    El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Consultas:

 

Estas serán resueltas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. No obstante, cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días hábiles, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 

CAPÍTULO VII

 TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Teniendo en cuenta que los Datos Personales recolectados por Avante son de carácter indispensable para una adecuada y eficaz prestación de los servicios educativos, a través de esta Política se compromete a sujetarse a las disposiciones que regulen de manera especial el Tratamiento de los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, la Sentencia C-778 de 2012 de la Corte Constitucional y demás preceptos que regulen esta materia.

 

Por lo anterior, se han definido procesos institucionales que buscan garantizar la confianza, seguridad y calidad en el uso de la información. Así, la institución recibe, registra, almacena, utiliza, conserva, modifica, reporta, consulta, entrega, comparte y elimina información con la autorización de su Titular (padres de familia, acudientes, estudiantes, aspirantes, ex alumnos, egresados, docentes, empleados, ex empleados, proveedores, contratistas u otros), en aras de cumplir las finalidades que a continuación se enuncian:

1.     Realizar las gestiones necesarias tendientes a identificar, confirmar y actualizar información de los Titulares.

2.    Indentificar a los aspirantes a un cupo en Avante.

3.    Elaborar el expediente académico de los alumnos, consignando la información relativa a calificaciones, reportes académicos, informes de evaluación y seguimiento del proceso de aprendizaje, disciplinarios, actitudinales, sociales y psicológicos, beneficios financieros, datos médicos, entre otros, desde su matrícula hasta la finalización de su actividad académica en Avante.

4.    Conocer el entorno social, cultural y familiar de los alumnos.

5.    Ofrecer y suministrar información relacionada con matrículas, planes, programas,  actividades, noticias, contenidos y demás productos y servicios prestados por Avante.

6.    Enviar notificaciones y fotos a través de aplicaciones móviles, correo electrónico y/o plataformas digitales a docentes, estudiantes o sus representantes sobre eventos programados o realizados.

7.    Desarrollar la misión educativa de Avante conforme a sus estatutos y estrategia, Proyecto Educativo Institucional y, a los criterios de acreditación.

8.    Compartir los Datos Personales para el adecuado desarrollo de las actividades propias de Avante con proveedores de servicios, entidades educativas, con las demás compañías de la misma red de colegios -Golden Circle Schools-, entidades gubernamentales, y compañías aseguradoras; así como con personas naturales o jurídicas para la realización de actividades extracurriculares, tanto nacionales como internacionales en el cumplimiento estricto de la autorización para transmisión y transferencia nacional e internacional de Datos Personales.   

9.    Cumplir con las relaciones contractuales y actualizar el estado de estas.

10.  Realizar actividades de facturación, cobranza, recaudo, consultas, verificación, control y prevención de fraudes, prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.

11.   Realizar consultas y reportes de datos a centrales de información.

12.  Controlar el servicio de transporte escolar.

13.  Constituir pólizas de seguros estudiantiles en favor de los alumnos ante compañías aseguradoras.

14.   Realizar labores de vigilancia mediante sistema de circuito cerrado.

15.  Realizar labores de marcadeo y publicidad.

16.  Llevar a cabo análisis estadísticos de los datos recolectados.

17.  Cumplir con la normatividad vigente en Colombia para las instituciones de educación, entre ellas atender los requerimientos de la Secretaría de Educación Municipal o el Ministerio de Educación Nacional y demás entidades y autoridades relacionadas con la educación.

18.  Otorgar información a las autoridades para la prestación del servicio educativo a través de plataformas como el “Sistema de Matrícula Estudiantil de Educación Básica y Media (SIMAT)”, sin limitarse a esta, o similares.

19.  Administrar datos de egresados, cumpliendo además con los deberes de conservación de los datos académicos que rigen la actividad.

20. Realizar labores de contratación de empleados y prestadores de servicios cumpliendo lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social.

 

CAPÍTULO VIII

MEDIDAS DE SEGURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad consagrado en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 y, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto 1377 de 2013, Avante se compromete a adoptar las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, incluidas las políticas de seguridad de la información y una infraestructura tecnológica que proteja de manera razonable y adecuada los Datos Personales recopilados, limitando el acceso de los datos a terceros no autorizados.

Igualmente, se compromete a que las personas que hacen parte del entorno escolar tales como directivos, docentes, personal administrativo, personal médico, entre otros, tengan acceso a la información estrictamente necesaria en relación con sus funciones o gestiones, garantizando que el manejo de la información contenida en el expediente académico no será accesible en su totalidad a todo el plantel. 

 

CAPÍTULO IX

VIGENCIA

La presente política entra en vigencia a partir del día 18 de septiembre de 2019. Toda modificación sustancial de esta Política tendrá que ser comunicada previamente a los Titulares por medio de mecanismos eficientes, tales como la página web de Avante y/o correos electrónicos de los Titulares de los Datos Personales.

 

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